Las políticas de una empresa – firma de Auditoria

Establecer políticas es fundamental para poder alcanzar los objetivos de una empresa ya que, entre otras cosas, sirven de guía para la toma de decisiones, ayudan a ser más eficientes en situaciones recurrentes, y permiten coherencia y coordinación entre las áreas.

Las políticas suelen variar de una empresa a otra; sin embargo, políticas que permiten alcanzar los objetivos suelen tener en común que están claramente definidas, son comprensibles para todos los miembros de la empresa, y están alineadas con la visión, la misión y los valores.

Las políticas de una empresa son normas, reglas o directrices que se establecen en una empresa para que ayuden en el cumplimiento de los objetivos.

¿Qué son las políticas de una empresa? firma de Auditoria

Las políticas de una empresa, también conocidas como políticas empresariales o políticas organizacionales, son normas, reglas o directrices que rigen u orientan las decisiones o conductas de sus miembros.

Siendo más específicos, las políticas de una empresa son normas, reglas o directrices que determinan lo que sus miembros deben tomar en cuenta al momento de tomar determinadas decisiones, o lo que deben, pueden o no pueden hacer en determinadas situaciones.

Establecer políticas es fundamental para poder alcanzar los objetivos de una empresa ya que estas permiten obtener los siguientes beneficios:

1. guían la toma de decisiones, y reducen el tiempo en que estas se toman.
2. ayudan a ser más eficientes en situaciones recurrentes o repetitivas, y en situaciones extraordinarias.
3. describen lo que la empresa quiere o espera de los trabajadores y, por tanto, permiten un mejor desempeño en estos.
4. permiten coherencia y coordinación dentro de los departamentos de la empresa, y entre estos.
5. ayudan a desarrollar y mantener los valores de la empresa.
6. ayudan a proyectar una imagen positiva de la empresa ante los consumidores.

No existe una regla que determine cómo deben ser las políticas de una empresa, pero en general, políticas que permiten obtener los beneficios mencionados suelen tener las siguientes características:

• están claramente definidas y son comprensibles para los miembros de la empresa.
• están alineadas con la visión, la misión y los valores de la empresa.
• están claramente documentadas en los manuales de la empresa.
• son comunicadas a todos los miembros de la empresa o, en todo caso, a los miembros afectados.
• son revisadas periódicamente, y cambiadas o modificadas en caso de ser necesario.

Tipos de políticas

Las empresas suelen establecer políticas para toda la empresa en general, para cada departamento, y para determinados proyectos o actividades; así como para diferentes ámbitos tales como la atención al cliente, la contratación de trabajadores, y el cuidado del medio ambiente.

Existen diversos tipos de políticas en una empresa, pero estas se suelen clasificar principalmente según su alcance o jerarquía, el ámbito al que se aplican, y su alcance de tiempo o temporalidad.

Según su alcance o jerarquía las políticas se clasifican en:

Políticas generales

Son políticas que se aplican a toda la empresa; es decir, deben ser cumplidas por todos sus miembros. Sirven de base para el establecimiento de las políticas departamentales y específicas.

Un ejemplo de una política general es una que determina lo que deben tomar en cuenta los gerentes de cada departamento al momento de capacitar a un trabajador.

Políticas departamentales

Son políticas que se aplican a un determinado departamento de la empresa; es decir, deben ser cumplidas por los miembros de un determinado departamento de la empresa. Son establecidas en base a las políticas generales, y sirven de base para el establecimiento de las políticas específicas.

Un ejemplo de una política departamental es una que determina que los trabajadores de un determinado departamento tengan que tomar por lo menos un curso de capacitación cada año.

Políticas específicas

Son políticas que se aplican a un determinado proyecto o actividad; es decir, deben ser cumplidas por los participantes de un determinado proyecto o actividad. Duran solamente el tiempo que dura el proyecto o la actividad.

Un ejemplo de una política específica es una que determina que los trabajadores que participen en un determinado proyecto o actividad tendrán una bonificación.

Según el ámbito al que se aplican las políticas se clasifican en diversos tipos, siendo algunos de los más conocidos:

Políticas de devoluciones

Las políticas de devoluciones señalan la posibilidad de que un cliente pueda devolver el producto adquirido a cambio de la devolución de su dinero o de otro producto, así como los términos y condiciones bajo los cuales podrá hacer efectiva la devolución.

Una política de devoluciones señala, por ejemplo, el estado que debe tener un producto para poder ser devuelto, el plazo que tiene el cliente para poder devolver el producto, y si se le devolverá al cliente el dinero que pagó por el producto o se le cambiará por otro.

Políticas ambientales

Las políticas ambientales señalan las medidas o acciones que toma la empresa para cuidar el medio ambiente.

Una política ambiental señala, por ejemplo, los insumos ecológicos que está utilizando la empresa en la fabricación de sus productos, los procesos que está utilizando para minimizar el impacto ambiental, y cómo está incentivando el cuidado del medio ambiente en sus trabajadores.

Políticas de privacidad

Las políticas de privacidad señalan cómo la empresa recopila, guarda y utiliza información de los clientes.

Una política de privacidad señala, por ejemplo, los datos de navegación de los usuarios que la página web de la empresa recolecta, cómo los recolecta, y cómo los utiliza para mostrar anuncios de productos que podrían ser del interés de los usuarios.

Políticas de créditos

Las políticas de créditos señalan la posibilidad de otorgar créditos a los clientes, así como los términos y condiciones bajo los cuales los clientes podrán acceder a estos.

Una política de créditos señala, por ejemplo, los requisitos que debe cumplir un cliente para poder acceder a un crédito, el plazo que tiene para poder pagar el crédito, y las medidas que tomará la empresa en caso de que deje de pagarlo.

Otras políticas según el ámbito al que se aplican

Además de las mencionadas, otras políticas comunes en una empresa según el ámbito al que se aplican son las siguientes:

1. Políticas de calidad: determinan los estándares de calidad que deben tener los productos y procesos de la empresa.
2. Políticas de precios: determinan aspectos relacionados con los precios de los productos, tales como los precios máximos y mínimos que pueden tener.
3. Políticas de inventarios: determinan los niveles de inventarios que deben tener los insumos y productos de la empresa.
4. Políticas de atención al cliente: determinan aspectos relacionados con la atención al cliente, tales como los procedimientos que deben seguir los trabajadores para atender las quejas o reclamos.

Según su alcance de tiempo o temporalidad las políticas se clasifican en:

Políticas de largo plazo

Son políticas que se establecen para un periodo mayor de 3 años. Generalmente están conformadas por políticas generales y departamentales.

Políticas de mediano plazo

Son políticas que se establecen para un periodo de 1 a 3 años. Generalmente están conformadas por políticas departamentales y políticas específicas que se aplican a proyectos de mediano plazo.

Políticas de corto plazo

Son políticas que se establecen para un periodo menor de 1 año. Generalmente están conformadas por políticas específicas que se aplican a proyectos de corto plazo.

¿Cómo establecer políticas?

Para establecer las políticas de una empresa se deben tomar en cuenta factores externos tales como consumidores y competencia, así como factores internos tales como recursos y capacidades.

Por ejemplo, si la competencia es cada vez más fuerte, los clientes son cada vez más exigentes, y la empresa cuenta con suficiente liquidez, podría optar por establecer una política que implique brindarles mayores facilidades de pago a los clientes. O, por ejemplo, si existe una tendencia en los consumidores a favor del cuidado del medio ambiente, y la empresa cuenta con los conocimientos y la tecnología necesaria, podría optar por establecer una política ambiental.

Pero además de tomar en cuenta factores externos e internos, al momento de establecer políticas también se debe asegurar de que estas cumplan con los siguientes requisitos:

1. ser útiles: las políticas deben ser realmente útiles; es decir, deben ayudar realmente en el cumplimiento de los objetivos; por ejemplo, deben ayudar a ser más eficientes en situaciones recurrentes.
2. ser factibles: los miembros de la empresa deben ser capaces de cumplirlas teniendo en cuenta los recursos y las capacidades con los que cuentan.
3. ser claras: deben ser claras y fáciles de entender para los miembros de la empresa.
4. ser concisas: deben estar conformadas por un solo párrafo, aunque algunas políticas podrían requerir una mayor extensión; por ejemplo, cuando comprenden varias reglas. En estos casos su extensión no debería ser mayor de dos páginas.

En cuanto a su contenido, además de su definición, deben especificar a qué o a quienes se aplica, qué departamentos o trabajadores deben cumplirlas, cómo se verificará que se estén cumpliendo, y las sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento.

Una vez establecidas, se deben documentar en los manuales correspondientes, y comunicar a todos los miembros de la empresa o, en todo caso, a los miembros afectados, se debe capacitar a estos en su cumplimiento, hacérselas recordar constantemente, y asegurarse de que las cumplan.

Y, una vez que sean parte de la empresa, se deben revisar periódicamente y cambiar si ya no están ayudando en el cumplimiento de los objetivos, o modificar si es necesario adaptarlas a los cambios del entorno (por ejemplo, a las nuevas necesidades de los consumidores), o a los nuevos recursos y capacidades con los que se dispone.

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